La bibliothèque d’Alma ne regrette pas avoir opté pour la solution Koha

Arrivée en poste au sein de l’organisation en 2010, elle se souvient que la bibliothèque de la ville était sous contrat avec le Réseau Biblio pour la gestion des systèmes informatiques. Pour diverses raisons, celle qui était alors coordonnatrice pour la bibliothèque d’Alma s’est mise à effectuer des recherches sur les diverses options offertes par le marché.

« C’était la première fois que j’entendais parler à l’époque de logiciel libre. Je me suis documentée et j’ai trouvé que, par rapport à la mission des bibliothèques et la nature même de ce que nous faisions, la collaboration et les opportunités d’alliance nous convenaient parfaitement », raconte-t-elle. Un risque persistait, celui de faire confiance à inLibro, une jeune compagnie. Mais Émilie Guertin appréciait l’idée de pouvoir parler directement à l’entreprise québécoise.

La migration vers Koha a représenté un travail de longue haleine, poursuit-elle. Cette démarche doit être bien préparée et devenir l’occasion de réfléchir à ses données, ses façons de faire, ses types de documents, ses notices, ses méthodes de travail, etc. « Nous avons été très bien guidés par l’équipe d’InLibro, qui nous avait exposé les étapes à venir, les points sur lesquels nous devions réfléchir, les enjeux qui pouvaient survenir, les champs où nous pouvions effectuer des correspondances », souligne la directrice adjointe.

« Huit ans plus tard, l’accompagnement du fournisseur demeure, assure-t-elle. Depuis, inLibro a développé un système de tickets qui permet d’adresser nos questions et nos problématiques à l’équipe. C’est assez efficace. Le temps de réponse est très satisfaisant. Et souvent, quand nous formons de nouveaux employés, nous les renvoyons vers les précédents tickets. La réponse s’y trouve peut-être. »

Un autre des bénéfices à utiliser Koha est certainement la possibilité de pouvoir influencer le développement de la plateforme en spécifiant les besoins de la bibliothèque. Les mises à jour sont également fréquentes. La formule du logiciel libre amène tous les utilisateurs à proposer différents développements qui se retrouvent dans la plus récente version du logiciel.

« C’est aussi un logiciel qui est user friendly, facile à comprendre et à naviguer. L’interface est claire. Il y a toujours moyen de trouver des solutions pour améliorer nos processus à l’interne. Koha offre aussi des rapports statistiques qui sont précis pour les bibliothèques puisque nous avons beaucoup de statistiques annuelles à compiler et nous aimons savoir ce qui se passe sur nos rayons », ajoute Émilie Guertin.

Les membres de l’équipe de la bibliothèque de la ville d’Alma ont bien reçu ce changement qui remonte à 2015. En fait, après la mise en place de méthodes de travail communes, qui ont pris environ un an selon la directrice adjointe, tous et toutes ne reviendraient pas en arrière. Du côté des usagers, les premières journées ont été plus ardues. Par contre, le catalogue de Koha était beaucoup plus attrayant visuellement et offre davantage de fonctionnalités, comme la rédaction de commentaires et d’évaluations ainsi qu’une interaction entre les usagers.

« Après la phase "résistance au changement", les gens adoptent ce nouveau système. Nous n’avons pas eu de commentaires défavorables », certifie Émilie Guertin.

• « La base de données de connaissances est très utile. Elle a été développée par inLibro pour répondre aux besoins de ses clients. Elle nous apporte beaucoup de réponses et une certaine autonomie »

• « Koha est un logiciel entièrement Web qui permet un meilleur accès. Parfois, nous sommes à la maison, désirons faire du télétravail et il n’y a pas de problème. Il nous arrive même d’effectuer de petites opérations sur nos cellulaires quand nous sommes à l’extérieur »

• « C’est un logiciel en constant développement, très user friendly et nous n’avons jamais regretté notre choix. Après 8 ans, nous n’envisageons pas de changement. »