L’adoption d’EspaceBiblio a transformé la bibliothèque de Saint-Ambroise-de-Kildare

« Tout était à faire, lance la coordinatrice. Je faisais face à un très gros défi. Il existait un système en place, un logiciel maison sur Microsoft Access, mais le programmeur qui l’avait créé ne connaissait pas le domaine. Le logiciel posait des problèmes à plusieurs niveaux. Entre autres, il était impossible de faire des recherches et de l’élagage. » En arrivant à la bibliothèque de Saint-Ambroise, Sophie-Anne Pronovost a dû saisir les 10 000 livres de la collection à la main. Une tâche qui lui a pris des mois et des mois.

Lors de sa maîtrise en science de l’information, Sophie-Anne Pronovost avait découvert Koha, elle connaissait donc la solution, mais pas EspaceBiblio, service clé en main qui s’adresse spécialement aux bibliothèques publiques des municipalités québécoises de 5 000 habitants et moins. C’est lorsqu’elle a contacté l’équipe de Koha qu’on lui a parlé de cette version, qui s’est avérée la meilleure solution pour sa bibliothèque. La coordonnatrice trouvait intéressant d’avoir le contrôle sur sa propre collection et, ainsi, mieux répondre aux besoins de son village.

« Nous nous sommes trouvés dans une drôle de situation lorsque je suis arrivée en poste, explique-t-elle. L’ancien logiciel manquait de données et comprenait trop d’erreurs, donc nous ne pouvions pas faire de transfert de données, même si l’équipe de Koha me l’a proposé. J’ai dû faire l’élagage de tous les livres de la collection, une situation très particulière. J’ai été très bien accompagnée par Caroline Cyr-La-Rose qui m’a offert une très bonne formation sur l’utilisation d’EspaceBiblio. Elle m’a aussi fourni tous les manuels pour que je m’y réfère. J’ai vraiment senti que l’équipe a conçu la plateforme pour répondre à mes besoins. »

Parmi les différents modules proposés par EspaceBiblio, Sophie-Anne Pronovost se sert particulièrement du catalogage, ainsi que de la circulation qu’elle utilise de façon quotidienne. Les listes lui sont également bien utiles, lui permettant de savoir où faire des corrections. Comme elle est l’unique employée de la bibliothèque, elle n’a pas réellement besoin du module autorité. Elle n’a pas encore exploré à fond celui sur les rapports et statistiques, mais sait qu’elle peut compter sur l’équipe d’inLibro le jour où elle en aura besoin.

« Un des plus gros bénéfices d’EspaceBiblio s’avère de voir plus facilement ce qu’il y a dans mes collections, explique Sophie-Anne Pronovost. J’arrive maintenant plus facilement à répondre aux questions des usagers. Avant, je devais connaître par coeur toute ma collection, qui compte quand même 10 000 livres ! Lorsqu’on me demandait des suggestions, il était difficile répondre. Le fait d’avoir un système bien ficelé répond vraiment aux besoins des bibliothèques. »

Avec EspaceBiblio, la bibliothèque de Saint-Ambroise-de-Kildare possède dorénavant un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) à prix abordable qui lui permet de faire ce qu’on peut faire dans une grande bibliothèque.

Citations de Sophie-Anne Pronovost

• « EspaceBiblio nous permet de garder le contrôle de nos collections, de rester uniques pour notre municipalité et pour les besoins de nos villages. Je l’ai d’ailleurs conseillé à une consoeur de la région. »

• « L’équipe d’inLibro m’a proposé la meilleure solution possible et à bas prix pour une bibliothèque trop petite pour recevoir des subventions. Et je savais que j’aurais accès à un excellent support technologique. »

• « Avoir un système mieux ficelé permet de répondre aux besoins des bibliothécaires. Lorsqu’on arrive dans EspaceBiblio, on peut passer par plusieurs chemins pour arriver à des résultats. »

• « J’arrive maintenant plus facilement à répondre aux questions des usagers. Avant, je devais connaître par coeur toute ma collection, qui compte quand même 10 000 livres ! »