Viêt Cao ouvre le Forum Avantage numérique en parlant de mutualisation des données

D’entrée de jeu, le professionnel définit la notion de mutualisation qui se concrétise par des échanges de bons procédés et la force du nombre pour créer quelque chose de nouveau, impossible à matérialiser sans les efforts de tous. « L’idée c’est le fameux dicton : "seul je vais plus vite, ensemble nous allons plus loin" », résume-t-il. Plus précisément, la mutualisation de données se veut la combinaison d’un ensemble de données et d’expertises de divers acteurs. Les objectifs de cette collaboration sont multiples : améliorer ses activités, explorer et dénicher de nouvelles solutions par la mise en commun d’informations ou encore par un rayonnement permettant de bonifier les capacités de l’organisme.

« Ça tourne vraiment autour de la notion de réciprocité, souligne Viêt Cao. Il y a un échange de bons procédés. C’est gagnant-gagnant. »

Toutefois, l’association d’organismes ou d’entreprises naît d’un besoin individuel qui, lorsqu’énoncé à chacune des parties, permet d’aligner des intérêts et de définir un objectif commun. « Plus le cadre est clair et plus nous le connaissons tôt, plus ça peut être aidant. C’est aussi correct d’être en mode exploratoire, sans savoir ce que nous cherchons. Après, ça peut se matérialiser dans des principes, des ententes ou une charte, pour donner un peu de prévisibilité au processus et ne pas construire l’avion alors que nous sommes en train de voler », explique le directeur innovation et analytique de données.

Il constate que le regroupement forcé de certains organismes ne favorise pas nécessairement l’exécution prioritaire d’actions permettant de concrétiser le projet de mutualisation, faute de temps et d’énergie. C’est pourquoi il estime que dans ces situations, un porteur de projet neutre contribue à leader l’ensemble. « Un petit projet court peut aider au début, suggère-t-il. Plus le projet est long, plus les objectifs ont le temps de changer, de même que les envies et les engagements. Ça dépend énormément de l’ambition du projet de mutualisation, mais aussi de la capacité de tout le monde à s’y investir. »

Ce porteur de projet, Viêt Cao le qualifie aussi de tiers de confiance. Il est indispensable, ne serait-ce que pour penser la question de l’hébergement des données. Un lieu neutre est nécessaire, surtout si les partenaires sont nombreux. C’est précisément ce que fait Synapse C, signale le conférencier. « Nous travaillons pour la culture, mais nous ne sommes pas un acteur culturel. Nous n’avons pas d’intérêt pour un organisme plus qu’un autre », assure-t-il lors de sa présentation au [Forum Avantage numérique 2022https://forum.avantagenumerique.org]..

De plus, derrière l’idée de la mutualisation des données, se cache l’ambition de valoriser des données qui existent déjà chez chacune des parties et qui dorment un peu, car elles ne sont pas utilisées, ajoute l’intervenant. « Le but est de transformer le tout en source d’informations utiles. La plupart des organismes sont très riches en données, mais plutôt pauvres en informations », note-t-il.

Bien comprendre l’utilisateur demeure aussi indispensable. L’objectif d’un partenariat peut justement être de trouver d’autres relayeurs, les bons, plus proches des utilisateurs finaux, pour lequel le projet se destine. Viêt Cao donne en exemple une organisation culturelle développant un projet destiné aux jeunes parents. « Peut-être que leur développement est de faire un partenariat avec Naître et grandir ?, soulève-t-il. Cette entreprise est plus proche des jeunes parents et cela éviterait les recherches pour essayer de trouver tous les jeunes parents du Québec. »

Comme l’écosystème est très changeant, particulièrement dans le secteur culturel, les publics sont occasionnels. L’idée de modifier les points de contact et de mutualiser les échantillons permet de mieux comprendre certaines tendances collectivement. Certes, un organisme, individuellement, connaît parfaitement ses publics. Mais de manière générale, ne serait-il pas intéressant de tracer le portrait de l’amateur de culture ? En fonctionnant par strate, cela permet d’offrir des clés pour établir différentes couches.

Cependant, comme l’a mentionné le public de la conférence, les organismes n’ont souvent pas les mêmes politiques concernant les données, notamment sur la durée de conservation, ou encore ils refusent de partager leurs données à l’ensemble des autres organisations similaires. « Encore une fois, c’est toujours la réciprocité qui importe. Il faut savoir donner pour recevoir », insiste le directeur innovation et analytique de données.