Kiwili, l’ERP qui vient aider les agences de marketing et de communication

Et cela peut aussi s’appliquer dans la gestion de projet pour voir lesquels d’entre eux sont rentables et lesquels ne le sont pas. Les employés peuvent entrer le temps facturable et le temps non facturable, ce qui permet de calculer les heures pour voir réellement la rentabilité d’un projet. « Par la suite, vu que les informations sont entrées, il est possible d’importer les entrées de temps dans les factures en un clic, note Amélie Legrand. Cela permet de gagner en rapidité et aussi d’éviter de ne pas perdre des données en les transférant entre différents logiciels ou dans un fichier Excel. » Toutes les informations se retrouvent ainsi au même endroit et sont facilement traçables. Il est également possible d’effectuer des modifications au besoin.

Le logiciel Kiwili aide à structurer et à suivre l’ensemble de ces activités : gestion de projets marketing, suivi du temps et des banques d’heures, facturation des mandats, suivi des dépenses, trésorerie, comptabilité et analyse de la rentabilité des projets Web. Il propose plusieurs méthodes de facturation pour s’adapter aux différents modèles d’affaires : facturation à l’avancement, au taux horaire, au forfait, facturation de dépenses et d’autres options pour coller au plus près à des types de mandats marketing et Web.

En matière de rentabilité, Kiwili permet également de ne rien perdre des données et de tout centraliser. Les entreprises de services y trouvent également leur compte puisqu’elles peuvent calculer le temps non facturable. L’ERP permet aussi de voir quand un projet ne se révèle pas assez rentable dans le temps. Cela permet ensuite de réaliser des devis réalistes. Kiwili devient aussi très utile pour les équipes en télétravail ou présentes sur plusieurs sites, puisqu’on peut l’utiliser autant sur un ordinateur, une tablette que sur un téléphone intelligent. Ainsi, les employés peuvent entrer leurs feuilles de temps et consulter les données peu importe où ils se trouvent. De plus, plusieurs personnes peuvent travailler ensemble sur un même projet, en fonction de leur salaire ou de leur taux de facturation. Par ailleurs, les indicateurs de projet s’ajustent au cours du projet en fonction des données ajoutées.

« Kiwili propose différentes méthodes de facturation des projets des agences de marketing et communication ou marketing et publicité, souligne la responsable Formation. Des banques d’heures peuvent être facturées à l’avance et on peut voir aussi où en est l’évolution des banques d’heures des employés en temps réel, puisque tout le monde entre ses heures en même temps. Il est également possible de partager les informations avec le client pour qu’il puisse voir l’avancement de son projet et de sa banque d’heures en temps réel. »

L’ERP touche en outre tout ce qui a trait à la planification, ce qui permet de calculer le temps estimé pour chaque étape d’un projet, par exemple si des dépenses doivent être effectuées auprès de sous-traitants, s’il y a du matériel ou des logiciels nécessaires à la réalisation d’un projet. Il suffit d’entrer toutes les informations dans Kiwili, l’avantage étant de pouvoir, avant même de débuter le projet, obtenir les données prévisionnelles sur les coûts, le budget et le temps, puis au fil du projet jusqu’à la fin, de pouvoir comparer le prévisionnel avec le réel, sachant qu’au cours du projet, on va ajouter les données réelles. À la fin du projet, Kiwili permet de comparer tous les indicateurs entre ce qui a été planifié et ce qui a été réalisé ; on peut ainsi voir clairement où son entreprise a gagné ou perdu de l’argent. En fin de compte, Kiwili permet de réaliser de meilleurs devis.

Les agences marketing qui le désirent peuvent tester l’outil gratuitement pendant 14 jours. Cet essai donne accès à toutes les fonctionnalités du logiciel, ce qui permet de choisir soit un Kiwili vierge auquel on ajoute soi-même des données, soit de télécharger directement des données fictives pour accéder rapidement aux indicateurs et voir comment fonctionne la plateforme.